T_NXXH 069—2024 品牌连锁店供应商结算规范-团体标准
目录
| 标准详细信息 | |
|---|---|
| 标准状态 | 现行 |
| 标准编号 | T/NXXH 069—2024 |
| 中文标题 | 品牌连锁店供应商结算规范 |
| 英文标题 | Supplier settlement process |
| 国际标准分类号 | 03.100.50 生产、生产管理 |
| 中国标准分类号 | |
| 国民经济分类 | H621 正餐服务 |
| 发布日期 | 2024年02月28日 |
| 实施日期 | 2024年03月07日 |
| 起草人 | 苏日娜、刘百川、王桂桃、刘冬青、巴音娜、刘平、德布信吉雅 |
| 起草单位 | 鄂托克旗品牌促进服务中心、内蒙古牧之源农牧业投资有限责任公司、内蒙古夏禾标准化技术服务有限公司、鄂尔多斯市阿尔巴斯餐饮有限责任公司、鄂托克旗农畜产品产业协会 |
| 范围 | 本文件规定了供应商结算流程的流程职责、流程原则、流程结构、流程描述、流程说明、流程标准、稽核点和注意事项。 本文件适用于供应商结算。 |
| 主要技术内容 | 3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。 4 流程职责 商品部负责与供应商谈判，签订合同。 财务部根据合同支付货款及收取费用。 收货部收货与门店收货正确点货，并填写收货和退货的数据及录入系统。 供应商依据《结算流程》提供票据，与结算会计对账，缴纳通道收入。 合同部负责合同的审批，合同的存档与日常管理。 5 流程原则 费用要先签合同再扣款。 先收后付。 收支两条线。 管理有痕，所有发生的数据均过MIS系统，尽量将所有数据全口径的统计。 收货、退货先审核再付款。 6 流程结构 本流程与“采购订货流程”“收货流程”“库存操作流程”相衔接。 7 流程描述 供应商结算流程 财务总监依据《月/年度资金计划表》。 结算部依据系统数据，针对到账期的应付账款进行单据整理。 供应商对账，核对入库、销售单据，核对退货单据，确认应付金额及增票提交；针对异常单据，采购进行协助对账。 核对单据后，结算部会计进行一审（所有供应商）。 商品部采购二审（经销供应商）。 财务经过三审（经销）。 财务总监终审（所有供应商）。 出纳付款。 结算部进行账务处理。 库存分析管理流程 结算部对销售、库存金额及库存周转天数跟踪分析。 结算部、商品部、收货部/门店、及副总，商品部分析异常库存产生的原因，并及时采取应对策略及行动（例如：促销活动后产生的高库存）。 收货部、门店、商品部及时清理高库存商品，并形成退货单。 结算部审核退货单，重新确认应付金额，给供应商办理付款。 结算部在向供应商结算前扣除商品的退货金额。 通道收入收取流程 采购与供应商签订《商品购销合同》、《促销合同》、《补充条款》等合同。 合同部对合同进行审批。 采购录入促销单及价格，信息部录入合同条款、供应商信息、商品信息，通道收入明细。 结算部审核信息录入的合同条款是否与文本一致。 系统资料数据共享，结算部对账前，按合同及系统收取应收通道收入。 店内杂项收入流程 供应商发生的店内杂项费用，耗材及POP的交款领取，在收银台缴费。 门店核实供应商发生费用明细及挂账金额。 总部各职能部门审批；耗材由办公室；POP由企划部；水电暖由物业部；促销员考勤由总部人资部；需要结算部协助的，结算部对供应商发生的店内杂项明细协助复核。 与供应商结算时，收取杂项收入后，再执行结算流程。 结算部月底账务处理。 8 流程说明 预付账款流程（现阶段尽量减少预付账款） 采购凭合同及订单填写《预付账款申请单》。 采购经理审核，核实预付款项。 商品总监审批。 财务总监从结算部了解预付款项商品的基本情况，审核签字。 出纳付款，结算部挂账。 三个工作日内（同城三个工作日，异地五个工作日）采购将采买商品入库，入库验收单生成。 结算部按冲账流程进行冲减挂账。 9 流程标准 在收取供应商费用和支付供应商货款时,遵循先收后付原则。 办理退货手续时，先退货，再结算。 预付货款时，必须符合商品部规定条件并由相关承办人签字确认,相关合同财务审核合格才能支付，并专人专管，建立台帐，月报告上级财务总监、商品总监。 结算会计在对账过程中，发现有问题的对账单，应立刻报告结算经理及财务总监。 每月20日，每个部门与财务结算部确认当期费用单据传递及录入状况。 每月25日，财务部打印出《通道收入明细表》，请相关部门复核与确认。 通道收入收取：全部录入系统，月底扎账前核对；人资部：促管费；办公室：耗材；工程物业：水电；企划：POP。 预付账款的货物在入库时，进入代销供应商户下，是坚决明令禁止的。 10 稽核点 稽核频率 每月一次。 稽核重点 付款是否准确，通道收入是否及时收回，是否有通道收入录入系统，却未及时审核，影响收入的准确性。 对账是否正确，库存、销售、付款额是否匹配，否有异常库存。 是否有未到账期先付款。 是否有预付账款超过规定天数却未冲账。 是否有付款凭证与《供应商应付账款明细表》不一致。 是否有合同条款与实际录入不一致。 11 注意事项 收货单据如有误，价格找采购，数量找收货部。 蔬菜收货与采购的数量差异按照如下方法解决： a)采购在菜市场取得的初始进价； b)在收货时会有二次进价； c)报销时，以初始进价为主要报销单据。 |
| 是否包含专利信息 | 否 |
| 标准文本 | 不公开 |
| 团体详细信息 | |||
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| 团体名称 | 鄂托克旗农畜产品产业协会 | ||
| 登记证号 | 51150624MJY644587X | 发证机关 | 鄂托克旗民政局 |
| 业务范围 | 鄂托克旗地理标志的建设和对农畜产品、水产品及以其为原料的加工产品的技术服务，品质管理及宣传推广等。 | ||
| 法定代表人/负责人 | 刘欢 | ||
| 依托单位名称 | |||
| 通讯地址 | 内蒙古自治区鄂尔多斯市鄂托克旗乌兰镇原公安局大门东4号底商 | 邮编 : 016100 | |